Под командировкой в соответствии с Трудовым кодексом понимается командировка работника для выполнения своих трудовых обязанностей вне рабочего места, указанного в трудовом договоре. На период командировки за работником сохраняется место работы и средний заработок, кроме того, ему предоставляется право на возмещение расходов, понесенных во время командировки.
Сразу отметим, что необходимость оформления командировочного удостоверения и командировочного отчета уходит в прошлое и остается на откуп работодателю. В нашей статье мы рассмотрим оба варианта оформления командировочных расходов: для тех организаций, где эти документы используются, и для тех, где от них отказались.
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, по такому вопросу: как оформить командировочные расходы в рамках 44-ФЗ, если есть необходимость заключения договоров, командировки случаются редко. и как происходит оформление и оплата сопутствующих документов, которые должны быть (например, заказ, билеты и т.д.)
Если вы не заключаете отдельных договоров на проживание, проезд и т. д., а сотрудники отчитываются перед вами по расходам авансовыми отчетами, то такие «закупки» не подпадают под действие 44-ФЗ.
* Пунктуация и орфография авторов сохранены.
Командировочные расходы
Статьи 166-168 ТК РФ, а также Постановление Правительства №749 от 13.10.2008 регулируют порядок направления работника в командировку, а также оговаривают общие вопросы оплаты командировочных расходов.
Организация на основании этих положений создает собственное положение, именуемое Положением о командировках, которое содержит пошаговую инструкцию по оформлению командировок.
Работодатель обязан возместить работнику:
- Командировочные расходы (приобретение билета, оформление визы, заправка автомобиля и т.д.);
- Стоимость аренды жилья;
- «суточные», то есть расходы на проживание;
- Другие расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Я военнослужащий, был в командировке, отчитался за это, а сейчас меня увольняют, мне эти деньги за командировку заплатят?
Добрый день Никита, при увольнении выплачивают все средства имеющиеся к выплате на день увольнения, включая командировочные.
* Пунктуация и орфография авторов сохранены.
Поступление денег под отчет
Денежные средства с учетом стоимости проезда, аренды жилья, а также суточных выдаются работнику до направления его в командировку. Для получения денег потребуется написать заявление в бухгалтерию, в котором нужно будет указать:
- ФИО работника, направляемого в командировку, структурного подразделения;
- Назначения;
- Продолжительность командировки (даты выезда и прибытия);
- Сумма, которую сотрудник хочет получить по отчету.
Командировочные расходы
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 командировочные расходы возмещаются работнику исходя из фактически понесенных и документально подтвержденных, но в размере, не превышающем стоимость проезда:
- В купе поезда;
- В экономическом классе самолета;
- В каютах V группы - при следовании морским транспортом, II категории - при следовании речным транспортом, I категории - при следовании паромным транспортом;
- В общественном транспорте.
Если расходы не подтверждены документально, они все равно будут оплачены работнику, но в размере не более стоимости проезда:
- В плацкартном вагоне поезда;
- В каютах X группы - при следовании морским транспортом, III категории - при следовании речным транспортом;
- В общественном автобусе.
Сотрудник сможет подтвердить расходы следующими документами:
- Проездные документы (билеты);
- Кассовые чеки АЗС;
- Маршрутные листы, путевые листы с отметками, подтверждающими следование маршруту командировки (если работник использовал служебный транспорт).
Жилищные расходы
Если работник проживает где-либо во время командировки, ему должны быть оплачены расходы на аренду жилья. Исключение составляют случаи, когда помещение предоставляет работодатель.
Для возмещения расходов по оплате аренды жилого помещения работнику потребуется предоставить документы, подтверждающие эти расходы. Если организация использует отчет о командировке, то, как правило, в гостинице (общежитии) в соответствующем поле проставляется штамп и указывается дата прибытия и убытия работника. Денежные чеки, квитанции и т.д. также подтвердят расходы.
Если командировочный отчет не используется, и отсутствуют документы, подтверждающие расходы, то для подтверждения расходов работник должен написать служебную записку или заявление на имя работодателя (составленное в произвольной форме), в котором руководитель гостиницы (общежитие) должен поставить свою отметку о фактическом заезде и отбытии конкретного лица.
Следует отметить, что без документов, подтверждающих аренду помещения, его стоимость будет рассчитываться исходя из суммы 12 рублей в сутки. Максимальная сумма расходов по найму составляет 550 рублей в сутки.
Суточные
Организации вправе самостоятельно устанавливать суточные. Как правило, их размер определяется местом назначения: суточные будут меньше, если командировка не требует от работника переезда и пребывания за пределами РФ. Размер суточных также должен быть закреплен в Положении о направлении работников в служебные командировки.
Минимальные суточные при командировке в пределах Российской Федерации составляют 100 рублей. Работник не несет ответственности за суточные.
Учет командировочных расходов
Оформление расходов при направлении работника в командировку за пределы Российской Федерации осуществляется в стандартном порядке с учетом следующих особенностей:
- В список расходов входят расходы на приобретение визы, загранпаспорта, различные сборы, сопровождающие выезд в другое государство;
- Суточные на период пребывания на территории Российской Федерации выплачиваются в рублях, на период пребывания за границей - в иностранной валюте;
- Дата пересечения границы определяется либо по отметкам в паспорте, либо по проездным документам.
Предварительный отчет
Возвращаясь из командировки, работник обязан в трехдневный срок предоставить работодателю авансовый отчет о потраченных средствах. К отчету прилагается вся документация, подтверждающая расходы.