Использование личного автомобиля для выполнения определенных производственных задач, связанных с трудовыми отношениями между автовладельцами и их работодателем, является достаточно распространенным явлением. При этом часто игнорируется возможность получения автовладельцем компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.
Привет.
Правильно ли я понял, что компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях состоит из фиксированной суммы (по регламенту это 1200, а на практике?) плюс компенсация за чеки (бензин, топливо, ремонт)?
Как договориться с работодателем и не остаться в стороне, если в зону моей ответственности входят удаленные друг от друга объекты, а мой ежедневный маршрут составляет около 150 км? Использую личный автомобиль Мерседес С-200 с объемом двигателя 2000 куб.м, пробег текущий. пробег 96000км?? Оформление на работу предполагается по договору.
Привет.
Компенсация по стандарту не включает оплату горюче-смазочных материалов.
В вашем случае целесообразно включить в трудовой договор пункт о возмещении фактических расходов. Но нужно будет заполнить путевые листы, отметить пробег и предъявить чеки на топливо в пределах норм расхода для вашего автомобиля.
* Пунктуация и орфография авторов сохранены.
Методы компенсации
Существует два общепринятых способа оформления компенсационных выплат при использовании личного автомобиля в интересах работодателя, а именно:
- Путем заключения между работником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору в соответствии с положениями ст. 188 ТК РФ;
- Через применение правил;
- На основании договора аренды, в силу которого работодатель сдает в аренду автомобиль своего работника. В этом случае арендная плата будет способом компенсации затрат автовладельца.
Ниже мы рассмотрим каждый из методов проектирования более подробно.
Добрый день! Пожалуйста, помогите мне разобраться!
Наша организация ООО, общий налоговый режим. Компания небольшая.
Директор использует свою машину в служебных целях. С ним заключен договор аренды, и мы платим ему 1000 рублей в месяц за аренду автомобиля (удерживая из этой суммы НДФЛ). Когда он ездит на местных линиях, мы не платим за бензин. Когда он уезжает в командировку на своей машине, по возвращении представляет авансовый отчет с приложенными чеками за бензин, израсходованный в командировке.
Скажите, пожалуйста, правильно ли мы поступаем и обязательно ли директору выписывать путевой лист при поездке в командировку? У нас в штате нет ни водителя, ни механика, ни врача. Как нам правильно оформить расходы на ГСМ, чтобы у налоговой не возникло вопросов.
Благодарю вас!
Добрый день!
Работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, должна быть выплачена компенсация за его использование и амортизация (амортизация). Кроме того, необходимо возместить работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, стоимость ГСМ), если он подтвердит их документально (ст. 188 ТК РФ). Как компенсация, так и возмещение затрат в размере, предусмотренном письменным соглашением с работником (Письма ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@, Минтруда от 25.07.2014 N 17-3/Б -347, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 N 2538-19 (п. 3) абзаца 2 пункта 1 20.2 Закона N 125-ФЗ): - не облагаются НДФЛ и обязательными страховыми взносами; - не отражаются в справке 2-НДФЛ. сумма, предусмотренная соглашением с работником (п. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Есть только одно исключение - при использовании служебного автомобиля в расходах может быть учтена только сумма, не превышающая норматив, зависящий от объема двигателя (п. 11 п. 1 ст. 264, п. 12, п. 1 статьи 346.16 НК РФ, пункт 1 Постановления Правительства N 92):
Объем двигателя легкового автомобиля Норматив (руб/мес) до 2000 куб.см включительно 1200свыше 2000 куб. см1500
(по мнению арбитров, компенсация, выплачиваемая работникам за использование личного автомобиля, не ограничена никакими нормами. Президиум ВАС РФ в Постановлении от 30.01.2007 № 10627/06)
Сумма, которая может быть учтена в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена. Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется свидетельством о регистрации транспортного средства или ПТС. В бухгалтерском учете выплаты компенсаций и возмещения расходов отражаются следующим образом:
ПроводкаОперация Д 26 (20, 44) - К 73 Начислена компенсация за использование личного автомобиля Д 73 - К 51 (50) Начислена компенсация за использование личного автомобиля
По общему правилу НДФЛ с этих выплат не взимается (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако, как указывает финансовое ведомство, для этого в организации должны быть расчеты суммы компенсации, а также подтверждающие документы (Письма Минфина России от 27.02.2013 N 03-04-06/5600 , от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/ N 326 от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6 - 98 от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47): - имущество, принадлежащее работнику; - использование имущества в служебных целях; - сумма расходов, понесенных физическим лицом.
Статья 188 ТК РФ предусматривает: если работник использует свое личное имущество с согласия или ведома работодателя и в его интересах, ему выплачивается компенсация. По соглашению с работником промышленное предприятие может предусмотреть любой размер компенсации, законом он не ограничен.
Но при определении размера компенсации рекомендуется учитывать степень износа автомобиля, срок его полезного использования и интенсивность эксплуатации (п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/ 10260). Иными словами, желательно приблизить месячную сумму компенсации к сумме, рассчитанной исходя из рыночной стоимости автомобиля на дату начала эксплуатации в компании и месячной нормы амортизации. топливо, автомойка, платная парковка, стеклоомыватель. (А вот расходы, которые работник несет как собственник - расходы на техосмотр, ОСАГО, транспортный налог - возмещать не нужно.)
Во избежание налоговых проблем указанные расходы должны быть подтверждены документально (Письма Минфина России от 25 октября 2012 г. N 03-04-06/9-305, от 27 августа 2013 г. N 03-04-06/ N 35076 от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 Таким образом, сумма, выплачиваемая работнику, состоит из двух составляющих: непосредственно компенсации (износа автомобиля) и суммы возмещения расходов, понесенных в период эксплуатации транспортного средства.Как размер компенсации, так и порядок возмещения понесенных расходов должны быть определены в письменном соглашении с работником.Для доказательства того, что выплаты работнику не связаны с получением экономической выгоды (дохода), необходимо запастись следующими документами: - соглашение с работником, устанавливающее размер компенсации; - документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (например, дополнительное соглашение к трудовому договору между сотрудник и emplo уер, должностная инструкция работника, содержащая указание на командировочный характер работы работника); - по приказу руководителя о возмещении расходов; - документы, экономически обосновывающие возмещаемые расходы (например, путевые листы (составляемые по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78, или по форме, разработанной промышленным предприятием самостоятельно с принятием с учетом включения в него обязательных реквизитов), счета на покупку запчастей, чеки на покупку ГСМ).
Таким образом, вам необходимо внести корректировку в свои бухгалтерские документы в части НДФЛ!
И смотрите изменения в части оформления командировки
С 8 января 2015 года значительно упрощен порядок направления в командировку: теперь нет необходимости оформлять должностную инструкцию, выдавать командировочное удостоверение и получать от работника отчет о выполнении командировки во время командировки. . Это следует из пп. «б» — «ф» р. 2 Изменений, вносимых в акты Правительства Российской Федерации (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 г. N 1595).
* Пунктуация и орфография авторов сохранены.
Компенсация по договоренности
Поскольку договор всегда является продуктом свободного волеизъявления сторон, размер возмещения, порядок и способ его выплаты могут быть установлены самими договаривающимися сторонами в тексте договора.
Юридическая компенсация
При отсутствии соглашения между работником и работодателем размер компенсации может быть установлен на основании положений Постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.
Таким образом, вышеуказанным постановлением предусмотрены следующие показатели ежемесячных компенсационных выплат:
- Для автомобилей с объемом двигателя до 2000 см3 - 1200 руб.;
- Для автомобилей с объемом двигателя более 2000 см3 - 1500 руб.
Процедура регистрации
Для оформления выплаты компенсации сотруднику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.
Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными командировками в соответствии со своими служебными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование личного автотранспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утвержденных Постановлением Постановлением Правительства РФ от 07.02.2013 N 563):
- Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см – 2 400 руб., при объеме двигателя более 2 000 куб. см - 3 000 руб.;
- Для мотоциклов - 1200 руб.
Для получения компенсации и возмещения расходов работник подает заявление с указанием сведений, для выполнения каких своих должностных обязанностей и с какой периодичностью он использует личный транспорт.
К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счета-фактуры, квитанции, приходно-кассовые чеки и др.) (п. 2, 5 Правил).
Договор аренды
Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. 632, 642 ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и обслуживать сам работник, во втором эти обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.
В этом случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).
Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы по содержанию арендованного автомобиля, его страхованию, в том числе страхованию ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ). Федерация).
При этом полис ОСАГО должен учитывать количество лиц, которым будет разрешено управлять автомобилем (если предполагается, что помимо владельца автомобиля им будет управлять еще одно лицо).
Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцем при условии, что они указаны в договоре аренды автомобиля и подтверждены документально (чеки, квитанции, счета-фактуры и т.д.).
Более подробно о правилах составления договора аренды автомобиля вы можете узнать в соответствующем материале на нашем сайте.
Примечание!
Из дохода работника в виде ренты организация удерживает НДФЛ в размере 13%. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ). Российской Федерации).